科技档案整理是指对科研项目从立项、实施、验收和优化等过程中形成的，能够作为档案长期保存的文件材料、实体和声像资料等，在规定的时间内进行收集整理，确保文件材料真实、齐全和完整，再根据项目内容和载体形式进行科学系统的归类、编号、装订等过程。随着科学技术水平不断进步，传统的档案管理方式已不能满足当今社会发展的需求，档案管理信息化建设已经成为未来发展趋势。《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）里有对于组卷、件的定义，更加科学，即在科技档案中能够结合科研项目的不同类型，使用不同的编码方式体现科技档案的项目和类别。科技档案不同于其他文件档案，具更复杂性和年限性。科研项目研发时间长短不定，短则两三年长则十几年，在这期间可以不断优化科技档案卷、件整理，保障科技档案的完整，积极借助信息化设备，提高档案管理水平和效率。

一、计算机在科技档案整理工作中的作用

在档案管理工作中，积极借助计算机信息技术，有利于提高档案管理效率和保障档案管理的质量，利用计算机信息技术确定匹配的检索方式有利于提高科技信息的检索效率。改变传统以纸质媒介为主的科技档案储存方式，防止出现科学技术工作者记录的相关科学数据、感想体会以及实验结果受到不同因素的影响而受到损坏，防止相关科学信息记录缺失、变得不完整的现象。随着计算机信息技术不断发展，信息技术与人们日常生活之间的联系愈加紧密，当代社会提倡的节能环保理念，完善无纸化要求愈加明显，大量的纸质文件检索费时费力，携带也不方便，使得档案管理方式更加趋向于计算机信息技术储存方式，因此有必要加强科技档案信息化建设，改变传统纸质载体的档案管理模式，有利于节约科技档案储存空间，提高科技档案卷、件整理的效率和质量。

二、科技档案卷、件整理的相同之处

在科技档案整理过程中，科技档案的卷、件整理有几点相同之处，由此只有详细了解卷、件档案之间的相同之处和不同之处，在计算机环境下才能明确科技档案的案卷整理相结合的共同点，提高科技档案卷、件整理相结合的效率。第一，在科技档案卷、件整理的过程中，充分了解不同卷、件档案的价值，并根据价值不同，选择不同的整理类目加以保管，比如针对社会贡献大，科研价值较高的卷、件要给予格外的重视，加强管理，而对于价值普通的科技档案科技，则可以一般类目进行储存。第二，相关档案管理人员应充分了解科技档案卷件之间的性质，根据性质不同划分不同的管理编目，再根据科技档案的重要性等级，选择档案的排列方式。第三，根据《归档文件整理规则》中的规定，确认科技档案保存年度、保管期限、科技档案来源机构以及相关储存方式进行储存。第四，加强对所有科技档案卷、件文件之间的联系，没有联系则可以建立联系，从而提高科技档案卷、件整体利用效率。

三、计算机环境下科技档案整理工作

（一）仪器设备的归档整理。科学仪器设备的档案整理是科技档案中重要组成部分，科技研发离不开各项仪器设备，仪器设备的性能对于科技研发结果有不同的影响。在计算机环境下对科技档案卷、件进行整理时，应对仪器设备采取“一机一档”的管理方式，将科学仪器设备的相关说明书、检验证明、合格证明、使用的光盘、日常使用说明以及在进行科学试验工作时检测出来的相关数据和记录的实验结果等相关文件手稿或打印版，并建立一个文件加以储存。将文件中的纸质版文件扫描储存到计算机系统内，将仪器设备和各个仪器设备的细节拍照储存到计算机内，根据科学仪器设备的性质和投入使用的科学实验的项目名称，为科学仪器档案设计编号和储存文件的名称，确定案卷号，进行归档保存。

（二）科技档案卷内文件的整理。在对科技档案卷内文件进行整理时，应根据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中的规定：“一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复印件为一件；正本与翻译本为一件……”进行整理，有利于减少重复目录，重复文本。将纸质文件数字化，将所有文本扫描储存到计算机相应文件夹内，以防止纸质文件材料发生不可预测的危险时，依然可以有电子版的科技档案材料作为备份数据。同时应分析文件特点，设计相关检索目录，提高检索效率。

文章来源：《计算机光盘软件与应用》 网址: http://www.jsjgprjyyy.cn/qikandaodu/2021/0629/1450.html

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